Dit is de privacyverklaring van Aikidojo Poort, gevestigd te Almere.
Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan:
Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken de persoonsgegevens die zijn doorgegeven via de inschrijfformulieren welke aan ons zijn verstrekt bij inschrijving bij Aikidojo Poort. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:
- Voor- en achternaam
- Geboortedatum
- Adres
- Postcode en Plaats
- (Mobiel)Telefoonnummer (evt van ouder)
- E-mailadres
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Het is belangrijk dat de leraren op de hoogte zijn van eventuele lichamelijke beperkingen of andere medische indicaties zodat de les hier op aangepast kan worden en er adequaat gereageerd kan worden in noodgevallen. Deze gegevens worden niet opgeslagen of bewaard.
Met welk doel en op basis van welke grondslag gebruiken wij de persoonsgegevens
Wij verwerken de persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Contactgegevens: Bellen of e-mailen indien dit nodig is voor de financiële administratie (Bijv. verzoeken Contributie of lesgeld)
- NAW: indien een van de leden naar huis gebracht moet worden bij een calamiteit.
- Geboortedatum en postcode zijn benodigd voor aanmelding bij de overkoepelende aikido organisaties
- De leden te informeren over door de vereniging georganiseerde evenementen, lestijden, stages en andere evenementen en zaken
- De leden te kunnen informeren aangaande ledenvergaderingen
- Versturen van informatie aangaande veranderingen in de vereniging
- Leden te kunnen informeren via whatsapp aangaande onverwachte wijzigingen in de lessen of afzeggen van een les door leden zelf
Bewaartermijn
| Persoonsgegeven | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Voor- en achternaam | 7 jaar* | Is onderdeel van de financiële administratie waarvoor een wettelijke bewaartermijn is gesteld van 7 jaar. |
| Geboortedatum | Max 1 jaar na opzegging | Wordt einde jaar gebruikt voor opgave aan en verwerken opzegging bij de overkoepelende aikido organisaties |
| Adres | Verwijderd bij opzegging | Niet meer benodigd |
| Postcode en plaats | Max 1 jaar na opzegging | Wordt einde jaar gebruikt voor opgave aan en verwerken opzegging bij de overkoepelende aikido organisaties |
| (Mobiel)telefoonnummer | Verwijderd bij opzegging* | Niet meer benodigd |
| E-mailadres | Verwijderd bij opzegging* | Niet meer benodigd |
| Inschrijfformulieren | Verwijderd bij opzegging* | Niet meer benodigd |
| Beeldmateriaal | Blijft bewaard | Alleen voor promotie Aikidojo Poort |
| *indien toestemming | 25 jaar | Ten behoeven van een gemakkelijke hernieuwing lidmaatschap of een reünie. |
Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik.
U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Wij zullen nooit gegevens verkopen aan derden en zullen deze uitsluitend verstrekken aan de overkoepelende aikido organisaties waar alle leden worden geregistreerd. Met de organisaties die deze gegevens verwerken sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.
Publiceren van beeldmateriaal
Aikidojo Poort maakt tijdens lessen en stages foto’s en filmpjes. Dit beeldmateriaal wordt op de website of via de social media (Facebook, Google+) van Aikidojo Poort gepubliceerd.
Gebruik van Whatsapp Aikidojo Poort
Voor communicatie richting en tussen leden van Aikidojo Poort wordt soms gebruik gemaakt van een whatsapp groep. Het kan gebeuren dat een les onverwacht niet door gaat wat dan op deze wijze snel kan worden gecommuniceerd. Tevens wordt er soms overlegd over wie mee wil naar een stage.
Dit betekend dat het telefoonnummer en naam op de mobiele telefoon staat van de Dojo houder en alle overige leden van deze groep. Deelname is vrijblijvend en kan weer stopgezet worden. Het telefoonnummer is dan mogelijk wel opgeslagen bij andere deelnemers.
Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
U hebt het recht de Vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de Vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de Vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de Vereniging hebben ontvangen.
Wij willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging persoonsgegevens
De Vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Minderjarigen
Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.
Links naar andere websites
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De Vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.
Wijziging van het privacy beleid
De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. de Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.
Contactgegevens
Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de Vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:
Verantwoordelijke: Maarten Heinsius
E-mail: info@aikidojopoort.nl
Telefoonnummer: +31 6 49 549 49